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浅谈对重大建设项目档案的认识

来源:本站原创  2015年11月11日  阅:  字体:

阿克塞县档案局   库丽巴黑

  摘 要:重大建设项目关系国计民生,是我们经济社会建设的重要支柱,加强重大项目建设,是推动经济快速发展的需要,是加快发展先进生产力的需要,而重大建设项目档案资料是整个工程建设的真实记录,是维护项目建设单位合法权益的重要凭证,也是日后项目运行使用、管理维护、审计和改扩建不可缺少的重要依据。这既是项目建设单位一笔宝贵财富和无形资产,也是国家档案资源的重要组成部分,做好这项工作意义重大,如何管理好建设项目档案成为摆在重大建设项目单位面前的一个重要课题。

  关键词: 项目   档案  认识

  重大建设项目档案是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作,是实现工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作,它具有成套性、专业性、动态性的特点。重大建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置,本文浅谈了对重大建设项目档案的重要性的认识、分析了存在的主要问题,并提出了加强重点建设项目档案工作的建议。

  一、重大建设项目档案的重要性

  重大建设项目档案是重点建设项目立项、勘察、设计、施工、竣工、使用及管理全过程形成的具有保存价值的文字、图表、声像等形式的真实记录,是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作,是实现重大工程建设科学管理的技术基础工作和技术保障性工作,它具有成套性、专业性、动态性的特点,重大建设项目档案的性质决定其在整个工程建设中处于重要位置。为项目投入运行后的管理、维修、改扩建等提供依据,有效利用档案可避免工作的盲目性,挽回损失,减少浪费,从而能产生巨大的经济和社会效益。因此,做好重点建设项目档案工作功在当代,利在千秋。各级政府应将重大建设项目档案工作摆上重大建设项目管理的议事日程,吸收档案部门为重点建设项目领导机构成员,大力支持档案部门参与对重点建设项目档案的管理、检查、考核、验收和评比等工作,从而使重点建设项目档案工作始终处于档案部门的监控之下。

  可以说,没有一个建设项目不形成档案,也没有一个建设项目不用利用档案。因此,建设项目档案工作就成为项目建设工作的重要组成部分和不可缺少的环节。加强重大项目工程档案工作,不仅为重大项目单位积累反映一定时期生产力发展水平的历史记录,而且为项目建成后的维修、扩建、技改等提供了第一手资料。作为项目建设过程的真实记录,项目档案不仅是全面鉴定工程质量,总结工程建设工作经验和教训的重要依据,也是工程管理、维修的重要依据。随着我国经济的快速发展,基础设施建设在全国各地如火如荼地进行,众多新建、扩建的建设项目应运而生。此外,档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用,档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。

  各单位建设项目管理部门历年来也积累了不少建设项目管理的先进经验,但对于建设项目管理中很重要的一个方面项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台得到了很大转变,各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作,只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。

  根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定,项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目,不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出,项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权,充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外,项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用,项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。因此,在整个工程档案管理过程中,档案人员必须及时做好平时的资料整理,积累经验,丰富自己的专业水平,为档案的入室质量打下扎实的基础。

  二、当前重点建设项目档案工作存在的主要问题

  近年来,重大建设项目档案工作取得了长足的进步,但是发展仍不平衡,还有相当部分的重大建设项目档案工作处于失控状态。

  ⒈部分单位领导对重点建设项目档案工作未给予足够重视,未将档案工作摆上应有位置 。

  我们发现目前尚有相当一部分单位的领导没有认识到重大建设项目档案工作的重要性,对档案工作不重视,不过问,不支持,所在单位未建立相应的档案工作机构,没有配备必要的档案人员,使档案工作处于无人过问的状态,大量的重大建设项目档案散失在施工、监理单位或个人手中,给项目建成后的使用和维护留下了隐患。

  ⒉部分项目建设单位重大建设项目档案工作的控制管理不力

  有些重大项目建设单位由于制度建设不完善,缺乏有力的控制措施,在项目建设过程中对档案工作的指导监督不够,往往到工程结束再着手这项工作,致使重大建设项目档案业务建设存在诸多问题。一是档案资料的收集不齐全、不完整,特别是项目前期文件和施工、监理过程中的原始资料不能及时完整地得到收集,一些项目仍存在部分复制件代替原始件归档的问题;二是所形成档案中仍大量存在圆珠笔、铅笔、复写纸等不耐久字迹材料,影响档案的长久保存;三是部分建设项目的设计变更未完整地反映到竣工图上,竣工文件编制存在不准确、不规范的情况;四是有些项目档案整理不符合规范要求,个别建设项目在工程结束很长时间后,其档案仍未进行系统整理,处于杂乱无章状态。

  ⒊重大建设项目档案人员的业务素质仍有待进一步提高

  重大项目建设单位多为新建单位,档案人员一般都是新手,对档案业务普遍不熟悉。在一些实施重大技改项目的单位,档案人员虽然具备一定的档案业务素质,但往往又对工程建设不熟悉,无法全过程跟踪指导档案工作。从总体上来看,重大建设项目档案工作人员的业务素质还不能完全适应重大建设项目档案工作的客观需要。

  ⒋部分重大建设项目档案保管条件差,危及档案安全

  从目前仍有部分重大建设项目未配置档案用房和必要的档案管理和保护设施,个别单位甚至将档案存放在走廊内。由于缺乏必要的保管条件和保护措施,有些档案纸张已经变形,字迹已扩散、褪色,还有些复印件纸张已粘连在一起,严重影响档案的安全和长久保管。

  ⒌重大建设项目档案管理现代化建设进程比较慢

  虽然重点建设项目档案管理现代化建设已开始起步,档案信息化在重大建设项目中也逐步得到实施,但目前利用计算机管理档案,实施档案信息化工程的单位还不多,大多数重大建设项目的档案工作还处于传统的手工管理状态,档案管理现代化建设进程显得比较慢。这与整个社会的信息化程度,与重大建设项目在国民经济中所处的重要地位很不相称。

  三、加强重点建设项目档案工作的几点建议

  重点项目的建设与发展关系国计民生,对促进经济发展与社会进步具有重要意义。重点建设项目档案是重点项目建设成果的结晶,加强重大建设项目档案工作与保证重大项目工程质量同等重要,责任重如泰山,必须切实抓紧抓好。

  1 、进一步加大宣传贯彻《档案法》等档案法律法规的力度,坚持依法管理重大建设项目档案工作 。

  针对当前工作中存在的领导重视程度不够,少部分重点建设项目档案工作处于失控状态的问题,各级档案管理部门要加强对《档案法》、《重大建设项目档案验收办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《甘肃省档案管理条例》、《甘肃省建设项目竣工档案专项验收办法》等档案法律法规的宣传贯彻,使重点建设项目各有关单位的领导切实认识到管理和保护档案是重大项目建设和管理的客观需要,也是国家法律法规的规定要求;同时要通过执法检查等形式监督管理重点建设项目工作。各重大项目建设单位的领导应自觉加强《档案法》、《重大建设项目档案验收办法》等法律法规的学习,深刻认识档案工作与工程质量终身责任制的关系,并积极组织档案法律法规的宣传贯彻,提高重大建设项目全体建设者和管理者的档案法制意识,督促有关人员在各自职责范围内做好重大建设项目档案工作。

  2、建立健全与重大项目单位相适应的规章制度和管理网络,推动工程档案事业发展。

  基本建设项目档案管理制度是保证项目档案工作质量的前提。俗话说“没有规矩,难成方圆”,重大建设项目由于规模大、工期长、形成材料多,特别是由于其所涉及的单位和环节众多,所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化要,各基本建设项目都应根据国家、行业有关文件、规范、标准,结合本项目的实际建立健全档案管理制度,必须建立归档制度,明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。只有建立健全、加强和完善与重大项目单位相适应的有关的制度建设,才能为做好建设项目档案管理工作提供根本保障。

  合理的档案管理网络是工程档案事业发展的重要条件,在重大项目单位内部应建立起与企业现有发展相适应的一个综合档案管理网络,将已经形成重大项目单位的各类档案资料进行分类、集中,并把基础管理工作纳入各项目管理程序,实行同步及协调管理,随着项目建设的展开而开展档案工作,同时把档案工作网络扩展到项目参建的每一个单位,建立网络联系人。从而有利于项目档案工作的全面发展和统筹规划,有利于疏通渠道,理顺关系,也有利于充分地运用本企业的档案信息资源,更好地为本单位各项工作服务。根据集中统一领导、分级管理的原则,对各参建单位的项目档案工作进行监督、指导和检查。建立健全建设项目档案工作与其他工作关系的依法管理,是各项工作有序开展的重要保证,更是做好项目档案工作的重要保障。完善的规章制度是促进重大项目单位档案管理上等级的根本保证,在项目建设中,建设单位及各参建单位应确立正确的档案管理原则,建立完善的档案管理制度,通过有效的组织,把原则和制度落实到实处。

  3 、加强监督指导,提高重点建设项目档案工作的业务建设水平。

  在坚持依法管理的总要求下,各级档案管理部门要采取必要措施加强对重点建设项目档案工作的指导监督,一是要进一步完善重大建设项目档案业务规范建设,用科学适用的业务规范来指导档案业务建设;二是要严格按照国家有关规定,把住重大建设项目档案管理登记和档案专项验收关,对不按规定报送登记表的,将不予组织档案专项验收;三是要引导重大建设项目建立事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的档案工作全过程管理模式,加强对项目文件材料形成、积累、整理、归档工作的控制。各重大项目建设单位要根据档案管理部门的要求,贯彻有关业务规范,健全各项规章制度,切实采取措施,加强对设计、施工、监理单位的指导、监督,确保重大建设项目档案的完整、准确和系统。

  4、坚持不懈地开发档案信息资源,提高重大建设项目工程档案的利用价值。

  随着社会的发展,各项工作对档案信息资源的需求不断增大,档案工作已从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息服务方向转变。它既负责工程档案的收集、保管和提供利用,直接为工程建设的各项工作提供档案服务,又对整个工程项目的档案业务进行指导,为项目参建单位档案管理提供技术服务。积极开发档案信息资源,并与市场流通有机地结合起来,才能有效地搞好综合服务。

  档案事业作为时代文献信息事业的有机组成部分,其发展至今已进入档案信息管理和档案信息服务的新阶段。坚持不懈地开发档案信息资源,是提高重大建设项目工程档案利用价值的工作途径。在重大建设项目档案工作发展到一定阶段以后,在社会信息化、网络化的时代背景下,实现档案管理的现代化、信息化已是迫在眉睫。各重大建设项目要积极探索,加快重大建设项目档案管理现代化、信息化进程。只有把档案承载的信息从静态转化为动态,才能更加充分地体现出档案的价值,档案服务的效应和档案工作的地位和作用。开发信息资源应改进传统的检索手段,以现代化方法取代传统的检索模式,以微机检索为主干,进行区域档案信息网络管理,有计划,有步骤地步入联网,以实现档案信息利用途径的转移,向社会提供经过加工后可利用的信息。为此,我们必须努力提高重大工程档案管理水平,实现档案管理的现代化,加大档案的开发利用,使档案资料更好的服务于社会和经济发展。

  5、提高档案人员的业务素质,提高重大项目工程档案的服务质量。

  档案工作服务质量的好坏,档案人员业务素质是关键,提高档案人员的业务素质是加强重大项目工程档案的基本要求。档案人员的业务素质是决定整个项目文件材料归档工作的关键所在,主要表现在:一要主动与当地和本单位建设主管部门联系,了解项目建设进度,掌握立项情况。二要做好重大建设项目档案的登记管理,建立重大建设项目档案的业务工作联系,并建立纵向到底、横向到边的项目档案管理网络,落实档案人员岗位责任制。三要认真履行项目档案工作的业务咨询和跟踪服务工作,使项目档案工作与工程进度同行。四要熟悉操作技术,严格执行业务规范,确保项目资料归档的完整性、准确性和系统性以及安全保管和有效作用,保证满足工程竣工后的生产、运行维修、改建的需要。档案人员应不断研究探索档案工作发展中出现新情况的意识,利用先进技术解决新问题,丰富和发展档案工作的理论与实践。

  6、加强档案的标准化、规范化,为重大建设项目档案工作夯实坚固的后盾。

  为了全面规划重点建设项目档案工作,提高现代管理水平,重大项目单位档案部门必须要立足于档案的基础建设,按照业务规划标准的要求,抓好工程档案材料的形成、积累、立卷、归档、管理和开发利用。根据档案整理规范,组卷必须遵循项目文件的形成规律和特点,保持卷内文件的有机联系,注重归档资料的行为规范;分类科学,组卷合理,法律文件手续齐备,符合档案要求。只有加强项目档案标准化、规范化水平,才能为重大建设项目档案工作夯实坚固后盾。

  7、 档案部门必须参加竣工验收,以确保项目档案的质量。

  审阅工程档案是竣工验收的法定内容,档案部门参加竣工验收,是保证工程档案资料质量的关键。档案部门在工程档案验收工作中,要把工作的重点放在档案初验阶段,各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题,要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上,要坚持高标准、严要求、不马虎迁就,以确保项目档案的质量。

  参考文献:

  [1] 甘肃省档案人员业务培训专题讲座;

  [2] 甘肃省档案局《档案工作文件汇编》;

  [3] 酒泉市关于印发《2013年全市档案工作要点》的通知;

  [4] 国家档案局、国家发改委联合印发《重大建设项目档案验收办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》;

  [5] 甘肃省档案局、甘肃省发展和改革委员会、甘肃省建设厅印发《甘肃省建设项目竣工档案专项验收办法》。

  作者简介:

  库丽巴黑,女,哈萨克族,1978年3月出生,毕业于新疆师范大学,地理教育专业,本科学历,2006年5月入党。2001年10月至2007年3月在阿克塞县中学任教,2007年4月至今在阿克塞县档案局工作。

  联系电话:13830757832


作者:佚名 责任编辑:酒泉档案
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